L’essentiel en 30 secondes
- Votre logiciel de caisse doit garantir l’intégrité et la traçabilité des encaissements.
- Une mesure prévoyait la fin de l’auto-certification en 2026 ; elle a été annulée : le mécanisme d’auto-certification est rétabli.
- Si vous utilisez la caisse Guidap, nous mettons à disposition les fonctionnalités et la documentation nécessaires pour être conforme, et on vous accompagne pour valider votre configuration.
À quoi sert une caisse (et pourquoi l’administration encadre le sujet)
La caisse enregistreuse (ou “logiciel de caisse”) sert à enregistrer vos encaissements : ventes réalisées sur place, paiements, remboursements, annulations, etc.
L’enjeu côté administration fiscale est la fiabilité : un logiciel de caisse doit tracer correctement toute modification des commandes, afin de lutter contre la fraude et garantir des données cohérentes (journal de caisse, clôtures, exports, archivage).
Auto-certification, attestation, certification : de quoi parle-t-on ?
On confond souvent plusieurs notions.
- Auto-certification / attestation individuelle : l’éditeur atteste que le logiciel respecte les exigences (traçabilité, intégrité, conservation, archivage). Cette voie est de nouveau possible suite à la mise à jour 2026.
- Certification par un organisme tiers : certains logiciels peuvent être certifiés par un organisme (ex : NF525 / LNE) selon le cadre applicable.
L’important pour vous : vous devez pouvoir justifier que votre solution de caisse est conforme aux exigences attendues.
Le point réglementaire 2026
Une mesure prévoyait la fin de l’auto-certification au 1er septembre 2026. Elle a été abandonnée : l’auto-certification reste valable.
En revanche, les exigences de base ne bougent pas : un logiciel de caisse doit garantir la fiabilité des enregistrements et permettre les contrôles (clôtures, exports, archivage, etc.).
Concrètement, que devez-vous faire en tant qu’exploitant ?
- Vérifier que vous utilisez bien un logiciel de caisse adapté et conforme à votre activité.
- Être capable de produire, en cas de contrôle, les éléments justificatifs (ex : documentation/attestation éditeur si applicable, journaux/exports, éléments d’archivage).
- Mettre en place des procédures simples : clôtures, corrections tracées, conservation des données.
En cas de contrôle : ce qu’on vous demandera le plus souvent
- Pouvoir reconstituer l’historique des encaissements (journal, exports)
- Prouver que les corrections sont tracées (annulations/avoirs/remboursements)
- Montrer vos clôtures et votre organisation de conservation/archivage
Ce que fait Guidap et que vous n’avez pas à faire
Si vous utilisez la caisse Guidap :
- Nous mettons à disposition les fonctionnalités nécessaires (traçabilité, clôtures, exports, archivage) et la documentation associée pour être conforme à la loi.
- Nous vous accompagnons pour valider votre configuration afin qu’elle corresponde à votre usage (multi-sites, périodes, profils, droits, TVA, etc.).
Important : la conformité dépend aussi de votre utilisation et de votre paramétrage (droits, procédures de clôture, conservation).
Ce que vous avez à faire
- Vérifier votre configuration (paramétrage caisse, clôtures, droits utilisateurs, exports/archivage…)
- Appliquer les bonnes pratiques de caisse (clôture, contrôle, conservation).
✅ Pour les clients Guidap : si vous avez un doute sur votre configuration, contactez le support Guidap pour qu’on vérifie avec vous.
FAQ — questions fréquentes
Est-ce que je risque une amende si mon logiciel de caisse n’est pas conforme ?
Oui, le risque existe en cas de contrôle si vous ne pouvez pas justifier la fiabilité des enregistrements et la conformité de votre solution.
Avec Guidap, nous mettons à disposition les éléments nécessaires (fonctionnalités, exports, et attestation de conformité via Hiboutik) et nous vous aidons à valider votre configuration pour éviter toute mauvaise surprise.
Et pour les factures électroniques je fais comment ?
Les règles “logiciel de caisse” concernent la fiabilité des encaissements. La facturation électronique (PDP, e-invoicing, e-reporting) est un autre sujet : on le traite dans un article séparé.
Sources
- https://entreprendre.service-public.gouv.fr/actualites/A18087
